Secretaris Bestuursondersteuning College van Bestuur

Word jij de nieuwe collega in het team bestuursondersteuning CvB waarin je als teamspeler support biedt aan universitaire adviesgremia en aan de dienst General Affairs in de breedte?

Het team Bestuursondersteuning College van Bestuur (CvB) binnen de dienst General Affairs (GA) functioneert in een dynamische omgeving waarbij een groot beroep wordt gedaan op accuratesse, flexibiliteit, communicatieve vaardigheden en stressbestendigheid. Kortom, professionaliteit staat voorop!

Binnen dit team is een vacature ontstaan voor een bestuurssecretaris voor 36 - 38 uur per week voor in het bijzonder de ondersteuning van de adviesgremia Universitaire Commissie Onderwijs (UCOW) en Universitaire Commissie Onderzoek (UCOZ) en de ondersteuning van de dienst General Affairs in de breedte.

Wat ga je doen/wat wordt jouw uitdaging?

Als bestuurssecretaris ben je medeverantwoordelijk voor de ondersteuning van het gehele besluitvormingsproces gerelateerd aan verschillende gremia. Je bent medeverantwoordelijk voor het goed verlopen van de bestuurlijke processen en bijbehorende vergaderingen, de opvolging van agendapunten, het bewaken van de deadlines en de bijbehorende documentenstromen. Daarnaast coördineer je de actualisering van de relevante websites binnen General Affairs en de aanlevering van informatie vanuit de eenheid ten behoeve van de UT. Je hebt daartoe contact met uiteenlopende geledingen binnen en buiten General Affairs.

De werkzaamheden bestaan met name uit:

Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen van het College van Bestuur met verschillende geledingen; in eerste instantie de UCOW en de UCOZ;
Het adviseren en communiceren over de opvolging van agendapunten, openstaande vragen en bijbehorende documenten;
Het coördineren van het beheer van GA-websites en van aanlevering van relevante informatie vanuit GA;
Het beheer van inkomende CvB-post en archivering
De vervanging van de andere Bestuurssecretarissen bij afwezigheid.

Wat breng jij mee?

Je hebt ervaring met het ondersteunen van bestuurlijke processen en hebt affiniteit met het efficiënt inrichten en laten verlopen van deze processen. Daarbij ben je breed geïnteresseerd in wat er zich in en om de universiteit afspeelt.

Het volgende vinden we belangrijk:

HBO denk- en werkniveau;

Hoofd- en bijzaken goed kunnen onderscheiden;
Accuraat kunnen notuleren bij vergaderingen, zowel in het Nederlands als in het Engels (C1 niveau gewenst);
Een goed gevoel hebben voor bestuurlijke verhoudingen en integer kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;

Adviesvaardigheid en servicegerichtheid bij vragen vanuit de organisatie over de gang van zaken;

Een praktische, flexibele en proactieve werkhouding bij een hoog werktempo;
Collegialiteit en goed kunnen werken in teamverband;
Kunnen relativeren en gevoel voor humor

Ervaren in het gebruik van relevante ICT-hulpmiddelen, o.a. beheer websites.
In voorkomende gevallen beschikbaar zijn buiten de reguliere kantooruren.

Wat bieden wij jou?

We zijn teamspelers en werken met passie. We vinden het leuk om ons werk continue te blijven verbeteren. We hechten waarde aan een goede sfeer op het werk. Samen lunchen, geïnteresseerd zijn in elkaar, maar ook met elkaar in gesprek gaan als het even wat minder loopt. We vertrouwen op elkaars kennis, talenten en vaardigheden.

Wij bieden een verantwoordelijke functie binnen een prettige werkomgeving. Het betreft in eerste instantie een jaarcontract, bij goed functioneren behoort een vast contract tot de mogelijkheden. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de cao UNL. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding, relevante werkervaring en opgedragen taken minimaal € 2.818,-- (schaal 8) en maximaal € 4.257,-- (schaal 9) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Wij bieden tevens een breed en uitstekend pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden.

Welkom bij The Chain Company

Wij zijn The Chain Company

Partner(s)