Management Assistent

Management Assistent

Beschikbaar voor 32-38 uur per week

 

Ben jij een energieke management assistent die graag werkt in een internationaal georiënteerde werkomgeving? Blijf jij de rust zelve in hectische situaties en vind je het fijn om gezamenlijk met jouw collega’s onmogelijkheden gedaan te krijgen? Lees dan snel verder…

 

Het faculteitsbureau bestaat uit twee management assistenten en een secretaris. Samen met twee collega’s ondersteun je het dagelijks bestuur van de faculteit Engineering Technology. Het faculteitsbureau is het eerste aanspreekpunt; zo ontvang je bezoek, voer je telefoongesprekken en je beantwoordt vragen. Jouw communicatie is toegankelijk en effectief en ontzorgen is wat je het liefste doet. Je organiseert en weet rust te brengen in zeer drukke agenda’s. Zowel voor als achter de schermen bewaak jij het overzicht. Je weet prioriteiten te stellen en zorgt voor de onderlinge verbinding. Je werkt nauw samen met je collega’s en vanzelfsprekend vervang je elkaar bij afwezigheid. Naast je directe collega’s heb je veel contact met collega’s van ondersteunende diensten, (secretaresses van de) departementen en specifiek veel met HR en Twentse Graduate School.

 

Belangrijkste taken

  • Ondersteuning van de decaan en de directeur bedrijfsvoering;
  • In samenspraak met HR het plannen en voorbereiden van sollicitatieprocedures en commissievergaderingen;
  • Ondersteuning rondom de promoties van ET, in samenspraak met Twente Graduate School (TGS);
  • Up-to-date houden van de agenda’s en bewaking deadlines;
  • Plannen en bondig notuleren van vergaderingen (zowel in het Engels en Nederlands);
  • Zorgdragen voor de juiste informatievoorziening en communicatie (mondeling en schriftelijk in het Engels en Nederlands).

 

Profiel

Je bent energiek, servicegericht en je hebt ruime ervaring in de managementondersteuning, bij voorkeur in een politiek bestuurlijke omgeving. Empathisch en professioneel als je bent, schakel je gemakkelijk tussen verschillende niveaus en situaties, uiteraard met tact en gevoel voor de verhoudingen. Je ziet kansen en bent in staat processen te doorzien en (digitaal) te verbeteren.

  • Beschik je over minimaal een MBO werk- en denkniveau, bent in het bezit van een management assistent diploma en je brengt zeer veel relevante werkervaring mee; 
  • Je werkt accuraat, bent discreet en gaat integer om met vertrouwelijke informatie;
  • Weet je wanneer het nodig is om bij te springen;
  • Beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift;
  • Je bent flexibel en weet goed met veranderingen om te gaan;
  • Ben je doortastend, besluitvaardig en bovenal een enthousiaste collega die bijdraagt aan de goede sfeer in het team;
  • Vanzelfsprekend ben je zeer bekend met Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.

 

Het aanbod

Wij bieden je een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving. De omvang van de uren is in overleg, minimaal 32 uur en bij voorkeur fulltime. Je zult deel uitmaken van een ambitieuze faculteit waarin samenwerking en innovatie voorop staat. Een goede werksfeer en betrokkenheid is belangrijk in het team.

Je krijgt in eerste instantie een dienstverband voor 1 jaar. Een vast dienstverband behoort daarna tot de mogelijkheden. De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Nederlandse Universiteiten. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal € 3.360,- bruto per maand (schaal  7) op basis van 38 uur. Daarnaast heb je recht op een vakantie-uitkering van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%. De UT hecht waarde aan een goede werk- privé balans en biedt  goede secundaire arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld in de vorm van uitstekende opleidingsfaciliteiten  en een goede pensioenvoorziening.